Dokumente

Der Dokumente-Tab ist die Dateifläche der Wissensdatenbank. Redakteure laden Dateien hoch, Tale schickt jede durch die Indexierungs-Pipeline — Text extrahieren, chunken, die Chunks einbetten, speichern —, und Agenten, deren Wissens-Umfang das Dokument abdeckt, rufen zur Antwortzeit relevante Passagen ab und zitieren sie. Diese Seite behandelt die Operator-Seite: Hochladen, die Status-Spalte, Team-Bindung, Ordner und den Lebenszyklus eines Dokuments.

Hochladen

Öffne Wissen > Dokumente und klicke auf Dokumente hochladen — das Menü bietet Von deinem Gerät und Von Microsoft 365. Das Upload-Tor akzeptiert die Formate, die den Großteil des Org-Wissens abdecken: PDF, Word (.doc, .docx), OpenDocument-Text (.odt), PowerPoint (.ppt, .pptx), Excel (.xls, .xlsx), CSV, reinen Text und Bilder (JPG, PNG, GIF, WEBP). Alles andere wird beim Upload abgewiesen.

Hochladen und Indexieren sind zwei getrennte Tatsachen, und die Spalte RAG-Status verfolgt die zweite: Wird indexiert, während die Pipeline läuft, Indexiert, wenn Agenten den Inhalt abrufen können, Fehlgeschlagen, wenn die Pipeline auf einen Fehler lief, und Neuindexierung nötig, wenn die gespeicherten Chunks veraltet sind. Moderne Formate indexieren; das alte Office-Trio (.doc, .xls, .ppt) lädt hoch und bleibt herunterladbar, zeigt aber Nicht indexiert — Agenten kommen an den Inhalt erst heran, wenn du die Datei im modernen Format neu speicherst.

Import aus Microsoft 365

Von Microsoft 365 importiert aus OneDrive oder SharePoint statt von der Festplatte: wähle Dateien oder Ordner und entscheide dich für einen Import-Modus. Einmaliger Import holt die Dateien einmal — sie verhalten sich wie Uploads von der Festplatte. Synchronisierungsimport hält die Auswahl synchron: neue Dateien im OneDrive-Ordner erscheinen bei einem späteren Sync-Lauf, geänderte Dateien werden neu indexiert, und an der Quelle gelöschte Dateien verschwinden aus dem Workspace. Beide Modi erhalten die Ordnerstruktur deiner Auswahl. Die Synchronisierung deckt persönliche OneDrive-Ordner ab — eine SharePoint-Auswahl importiert immer einmalig.

Um die Synchronisierung zu beenden — bei einem ganzen synchronisierten Ordner oder einer einzelnen synchronisierten Datei — öffne das Menü der Zeile und klicke auf Synchronisierung beenden; die importierten Dokumente bleiben im Workspace und werden nicht mehr aktualisiert. Auch das Löschen eines synchronisierten Ordners oder einer einzelnen Datei beendet die Synchronisierung. In allen Fällen bleiben die Dateien in OneDrive unberührt.

Team-Bindung, Ordner, Quellen

Jede Zeile trägt eine Zelle Teams — standardmäßig Organisationsweit, oder die Teams, die du über Team zuweisen im Zeilenmenü wählst. Ein team-gebundenes Dokument ist für Mitglieder und Agenten außerhalb des Teams unsichtbar; das ist der Zugriffshebel der Wissensdatenbank. Projekt-Dateien liegen ganz außerhalb dieses Modells: Der Wissen-Tab eines Projekts hält Dateien, die auf dieses eine Projekt begrenzt sind, und sie tauchen weder in dieser Bibliothek noch in ihrer Team-Bindung auf — siehe Dateien verwalten.

Neuer Ordner hält große Bibliotheken navigierbar, und Integrationen bringen ihre eigene Struktur mit: Dokumente aus einem OneDrive- oder SharePoint-Sync landen unter Sync-Ordnern und zeigen ihre Herkunft in der Spalte Quelle, was Zitate bis ins Quellsystem nachvollziehbar hält.

Neu indexieren und löschen

Neu indexieren (Zeilenmenü) lässt die Pipeline erneut über die gespeicherte Datei laufen — der richtige Zug nach einem Indexierungsfehler oder wenn ein Dokument Neuindexierung nötig zeigt. Löschen entfernt das Dokument und seine indexierten Chunks; die Bestätigung sagt es unumwunden — die Aktion lässt sich nicht rückgängig machen. Dieselbe Datei erneut hochzuladen bringt den Inhalt als frisches Dokument zurück.

Ein Klick auf ein Dokument öffnet die Vorschau, mit einer Seitenleiste für Größe, Quelle, RAG-Status, Teams, hochladende Person und Änderungsdatum — der schnellste Weg zu prüfen, worauf ein Zitat wirklich zeigt.

Dokumente gegenüber strukturierten Daten

Dokumente sind die unstrukturierte Hälfte der Wissensdatenbank. Ist der Inhalt eine Liste gleichartiger Dinge mit denselben Feldern — Kunden, Produkte, Zulieferer —, dient ein typisierter Datensatz den Agenten besser als ein hochgeladenes Tabellenblatt: exakte Werte statt abgerufener Passagen. Die Entscheidungsregeln stehen in Strukturierte Daten.

Wo das hingehört

Dokumente sind die meistgenutzte Ecke der Wissensdatenbank — die meisten Zitate in den meisten Antworten zeigen hierher. Die Abrufseite — wie der Wissens-Umfang eines Agenten entscheidet, was er durchsucht — ist Agent-Wissen; die faktengroße Schwesterfläche sind die Wissenseinträge, die dieselbe Pipeline dokumentweise nutzen.