Documents

L’onglet Documents est la surface fichiers de la base de connaissances. Les éditeurs téléversent des fichiers, Tale fait passer chacun par le pipeline d’indexation — extraire le texte, le découper, calculer les embeddings, les stocker — et les agents dont le périmètre de connaissances couvre le document récupèrent les passages pertinents au moment de répondre et les citent. Cette page couvre le côté opérateur : le téléversement, la colonne de statut, la portée par équipe, les dossiers et le cycle de vie d’un document.

Téléverser

Ouvre Connaissances > Documents et clique sur Téléverser des documents — le menu propose Depuis ton appareil et Depuis Microsoft 365. Le portail de téléversement accepte les formats qui couvrent l’essentiel des connaissances d’une organisation : PDF, Word (.doc, .docx), texte OpenDocument (.odt), PowerPoint (.ppt, .pptx), Excel (.xls, .xlsx), CSV, texte brut et images (JPG, PNG, GIF, WEBP). Tout le reste est refusé dès le téléversement.

Téléverser et indexer sont deux faits distincts, et la colonne Statut RAG suit le second : Indexation pendant que le pipeline tourne, Indexé quand les agents peuvent récupérer le contenu, Échoué quand le pipeline a rencontré une erreur, et Réindexation nécessaire quand les fragments stockés sont périmés. Les formats modernes s’indexent ; le trio Office historique (.doc, .xls, .ppt) se téléverse et reste téléchargeable mais affiche Non indexé — les agents ne peuvent pas récupérer son contenu tant que tu ne l’as pas réenregistré au format moderne.

Importer depuis Microsoft 365

Depuis Microsoft 365 importe depuis OneDrive ou SharePoint au lieu du disque : choisis des fichiers ou des dossiers, puis le mode d’importation. Importation unique apporte les fichiers une fois — ils se comportent comme des téléversements depuis le disque. Importation synchronisée garde la sélection synchronisée : les nouveaux fichiers du dossier OneDrive apparaissent lors d’un passage de sync ultérieur, les fichiers modifiés sont réindexés, et les fichiers supprimés à la source quittent l’espace de travail. Les deux modes préservent la structure de dossiers de ta sélection. La synchronisation couvre les dossiers OneDrive personnels — une sélection SharePoint s’importe toujours une seule fois.

Pour arrêter la synchronisation — d’un dossier synchronisé entier ou d’un seul fichier synchronisé — ouvre le menu de la ligne et clique sur Arrêter la synchronisation ; les documents importés restent dans l’espace de travail et cessent d’être mis à jour. Supprimer un dossier ou un fichier synchronisé arrête aussi sa synchronisation. Dans tous les cas, les fichiers dans OneDrive restent intacts.

Portée, dossiers, sources

Chaque ligne porte une cellule Équipes — Toute l'organisation par défaut, ou les équipes que tu choisis via Assigner une équipe dans le menu de la ligne. Un document limité à une équipe est invisible pour les membres et les agents hors de cette équipe ; c’est le levier d’accès de la base de connaissances. Les fichiers de projet sont entièrement hors de ce modèle : l’onglet Connaissances d’un projet contient des fichiers scopés à ce seul projet, et ils n’apparaissent ni dans cette bibliothèque ni dans sa portée par équipe — voir Gérer les fichiers.

Nouveau dossier garde les grandes bibliothèques navigables, et les intégrations apportent leur propre structure : les documents synchronisés depuis OneDrive ou SharePoint atterrissent dans des dossiers de synchronisation et affichent leur origine dans la colonne Source, ce qui garde les citations traçables jusqu’au système amont.

Réindexer et supprimer

Réindexer (menu de la ligne) refait passer le pipeline sur le fichier stocké — le bon geste après un échec d’indexation ou quand un document affiche Réindexation nécessaire. Supprimer retire le document et ses fragments indexés ; la confirmation le dit sans détour — l’action est irréversible. Retéléverser le même fichier ramène le contenu sous la forme d’un nouveau document.

Cliquer sur un document ouvre l’aperçu, avec un panneau latéral qui montre la taille, la source, le statut RAG, les équipes, l’auteur du téléversement et la date de modification — le moyen le plus rapide de vérifier ce que vise réellement une citation.

Documents ou données structurées

Les documents sont la moitié non structurée de la base de connaissances. Quand le contenu est une liste d’éléments partageant les mêmes champs — clients, produits, fournisseurs — une fiche typée sert mieux les agents qu’un tableur téléversé : des valeurs exactes au lieu de passages récupérés. Les règles de décision vivent dans Données structurées.

Où cela s’inscrit

Les documents sont le coin le plus utilisé de la base de connaissances — la plupart des citations, dans la plupart des réponses, pointent ici. Le volet récupération — comment le périmètre de connaissances d’un agent décide de ce qu’il interroge — est Connaissances de l’agent ; la surface sœur au format fait est Entrées de connaissances, qui emprunte le même pipeline un document à la fois.